Las reuniones productivas, valiosas y agradables requieren de una meta, diálogo abierto y un líder fuerte. A continuación te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a planificar, dirigir y coordinar reuniones de trabajo para que sean verdaderamente efectivas:

1. Antes de la reunión:


• Crea un planning de la reunión. En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán
• Prepararla con tiempo suficiente. Establece la fecha y hora de la reunión
• Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Sólo debes escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria.
• Convoca a los asistentes con tiempo suficiente para preparar sus intervenciones.
• Enviar el planning a todos los participantes.
• Elije una herramienta profesional de Videoconferencia o Audioconferencia para integrar a personas que se encuentran en otros puntos geográficos.


2. Durante la reunión:


• Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debes tratar de comenzar y acabar a la hora marcada.
• Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicará la importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos que se pretenden conseguir y se propondrá el método de trabajo a seguir así como las normas de participación e intervención.
• Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning. Realizar síntesis en cada etapa.
• Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.
• El coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates.Es fundamental buscar la participación activa de los asistentes, de esta forma sacaremos más provecho a su asistencia.
• No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión ya que esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación y cooperación.


3. Al finalizar la reunión:


• Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios.
• Sintetizar las conclusiones esenciales
• Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.
• Agradecer la participación de los asistentes.


4. Después de la reunión:


• Resumen de la reunión. Haz un resumen y envíalo a todos los participantes durante los días siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para llevarlas a cabo, las conclusiones más importantes, y acuerdos.
• Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a la siguiente reunión